email是什么意思 email是什么意思 应该怎么填写
经过 15 年磨练，今天这篇文章终于问世啦！
干货满满，请备好茶或咖啡，坐下来细读，做笔记，收藏起来反复学习！
- 什么是简明英语；
- 「请这样做」的正确写法是什么？
- 5 大基本原则和常见错误。
简明英语
在此前的一篇文章中，我提到过我的职业生涯始于一家颇具盛名的法国公司，一切工作都采用自由式，包括撰写英语邮件。
由于担心被人嘲笑英语能力欠佳，每次写邮件时，我都会绞尽脑汁，尽可能使用花哨的单词和短语。我的邮件都类似于以下类型：
- Please be advised…
- I should be grateful if…
- I will utilize…
- Prior to…
还得意得不得了！
直到去年年底，我在 Edx 自学「如何有效沟通」，看到了来自「哈佛商业评论」的表格，三观尽毁！
冗长晦涩的都是错误的；短小精悍的日常英语才是正确的！原来我写了 15 年的英语邮件，突然发现自己全部写错了！！！！！
因为，写邮件的目的是为了有效沟通，清晰、高效地向收件人传递信息并给出指令，无论中英文邮件或任何语言的邮件，都是如此。
我们应该使用简明英语（Plain English），强调简洁、清晰，避免使用过于复杂的词汇，让人一目了然。这样写起来快、读起来快、理解起来更快！
也就是说，英语邮件写得如何，与英语是否为母语或英语能力强弱完全无关！
是不是颠覆三观？
接下来，让我们来看看五大常见错误和实际指南。对号入座，共同进步！
5 大错误
1) 用词花哨
是不是和我一样，为了显示自己的英语能力，每次写邮件都尽量用花里胡哨的词，显得自己很懂的样子？比如：
- 用utilize，不用use；
- 用terminate，不用stop；
- 用attempt，不用try。
毕竟，我也是过了英语六级的，用这些「use」、「stop」和「try」太掉价了！
哎呀，错得太离谱了 15 年！
英语邮件第一原则：使用日常词汇。
正如简明英语坚定倡导者巴菲特所说：
- 「Write to inform not to impress.」
也就是说，我们用写作传达信息（Inform），而不是炫耀自己英语好！
使用华丽的词汇不仅让人难以理解（需要查字典！），而且会让你的邮件显得矫揉造作，反而增加沟通成本。
英语水平或词汇量无关紧要，在商业往来中，普通的日常用语就已足够。以下列出更多示例，右侧的日常用语才是正确的表达方式。
concerning→ about
consequently→ so
alternatively→ or
attempt→ try
总结：
邮件的目的是进行沟通，而不是炫耀技巧。
建议：使用简单通俗的日常用语；
避免：使用繁杂华丽的词汇。
2) 冗长的句子
你是否有与我相同，在邮件中使用长达数个词组的句子，以显得内容充实？例如：
- 使用 on daily basis，而非 daily；
- 使用 at the present time，而非 now；
- 使用 on behalf of，而非 for.
你是否还会使用结构复杂的复合句，以展现自己的逻辑思维能力？例如：
- for xxx , for example…, which… and … therefore… when…
毕竟，在英语考试中，阅读分析至关重要！
这是长达 15 年的错误观念！
邮件书写第二原则：言简意赅
冗长的句子和词组会令人感到冗杂，且不必要的冗余会增加阅读难度。以下列出几个示例，展示了正确的表达方式：
in conjunction with
with
despite the fact that
although
Thank you for your courtesy and cooperation
Thank you
同样，每句话的长度不宜过长，应控制在 15-20 个单词，并且只有 1-2 个主要思想时即可断句。请避免在一句话中阐述大量因果关系、历史背景或左右举例，这样做会增加你的写作难度，且会令读者感到疲惫！
总结：
简洁明了才是王道！
建议：使用简单的单词和句子；
避免：使用不必要的长词组和结构复杂的复合句。
3）缺乏强有力的动词
你是否有与我相同，在邮件中使用各种被动语态，以及无意义的动词，如「to have」和「to be」？
这是长达 15 年的错误观念！
邮件书写第三原则：使用强有力的动词，并尽可能使用主动语态
与中文类似，英语中的动词是整句话的核心！在商业往来中，使用清晰、强有力的动词会使整句话变得生动有力，跃然纸上。例如： I will have a discussion with you. I will discuss with you.
显然，后一种表述更具力量感，给人一种迫不及待地采取行动的感觉。
我们还应尽可能地使用主动语态，让整句话更加生动。例如： It will be done. We will do it.
更重要的是，被动语态更加冗杂冗长，且容易造成歧义：究竟是由你、我、他还是我们来完成这项任务？
以下列出几个示例，展示了正确的表达方式：
We made an application…
We applied…
We will provide appropriate information to XXX
We will inform XXX
The implementation of the method has been done by a team.
A team has implemented the method.
在某些情况下，被动语态是必要的，对此应区别对待。但在大多数情况下，超过 90% 的句子都应使用主动语态。
总结：
动词是一句话的灵魂。使用恰当的动词，邮件的书写必定不会出错！
建议：使用简洁而有力的动词和主动语态
避免：使用被动语态和无意义的动词
4) 难以理解的行业术语
你是否有与我相同，在邮件中充斥着术语和缩写，以展现自己的资深身份！例如：
- Let’s touch base tomorrow；
- Drill down XXX；
- Does it move the needle?
这是长达 15 年的错误观念！
邮件书写第四原则：避免使用行话
行话是指仅特定群体才理解的专用术语。例如，财务领域有自己的行话，营销领域也有自己的行话，很多大型公司都有不言而喻的行话词典（例如著名的日化巨头 P 公司）。
还有一些行话源自体育项目，被很多男性高层采纳，并逐渐流行开来，例如 Touch base，它是棒球术语衍生而来。
在跨部门沟通或向外部供应商或客户发送邮件时，使用行业术语可能会引起对方的不理解。除非你百分之百确定收件人能够理解，否则尽量避免使用专业术语。
总结：
避免使用专业术语！
Do：使用标准英语；
Don’t：尽量减少使用只有少数特定群体才能理解的行业术语。
5）虚头巴脑、假正经
告诉我，是不是也像我一样，喜欢在文章结尾写一大段话，显得自己很有礼貌的样子！比如：
- I should be grateful if…；
- Your response is highly appreciated；
- at your earliest convenience.
哎，大错特错了15年！
英语邮件写作原则 5：需要明确就明确指示
工作不是谈情说爱，不是请客吃饭，更不是和人讨价还价，也不是等人方便了再回，而应该直接下达指令：
Please send it to me;
as soon as possible.
如果你需要对方采取明确的行动，甚至连「Please」都可以省略。因为你加了「Please」，实际上是给对方留了不行动的空间。
每个公司的风格不同，有的公司更礼貌、保守（比如我司），大家还是要根据公司的风格自行调整。
总结：
写邮件不是请客吃饭！
Do：明确发出指示；
Don’t：虚头巴脑、不必要的客气。
总结：
我用巴菲特的一句话作为总结：
「To succeed, I don’t need to be Shakespeare; I must, though, have a sincere desire to inform. 」
意思就是，莎士比亚那样的才华没有用，我需要的是真诚地传递信息。
实际上，不仅写邮件，开会、培训等也是一个道理，要用清晰、直接、简洁的语言表达清楚，永远要思考：我该如何更有效地向受众传递信息？这大概就是我的澳洲同事称赞我的原因。
总结如下，小郑做了一张知识卡，方便大家储存。我也附上了上一篇如何写邮件的知识卡，两个对比起来一起用，保证你的写邮件能力大幅提升，到时候升职加薪记得向小郑报喜哦。 也记得分享给需要的小伙伴哦～
小郑的话：
我们学英语时，经过四、六级甚至托福、GRE和GMAT的洗礼，就喜欢用复杂、生僻的词汇炫耀自己，却从来没有人教过我们：在商业世界里，简单就是王道！
I don’t know what I don’t know，导致了我生生写错15 年的邮件。我常常在想，如果刚上班时有人能教我这些，我将会少走多少弯路啊。呕心沥血写了这篇分享给大家。
其实，你会发现很多外国同事写的邮件也很糟糕，我们千万不要为了迎合他们而拉低自己的标准。每天进步一点，才是正确的工作方式。我在文末附上了一些有用的链接，有兴趣的可以继续研究。
以上是我个人的一些总结，我也在每天学习进步中。加上文章篇幅有限，我只能先写那么多，欢迎大家留言补充。
我是爱折腾的小郑，复旦毕业，在欧莱雅、Dior、娇韵诗等跨国公司工作15 年 +，先后在中国、美国和澳洲工作；上过杂志封面，做过 DJ，辞职开过舞蹈学校，是一枚无婚无娃无房的斜杠中年。
我没有团队，白天上班，晚上码字；爱写买买买、职场打怪兽秘笈和东西文化差异，半个人已经坚持了一年多啦。我没啥优点，就是有点努力
